minimer sygefravær på arbejdspladsen

Sådan reducerer du jeres sygefravær med 5 simple fokusområder

EcoOnline Blog

Du kan aldrig reducere jeres sygefravær helt, idet medarbejdere uundgåeligt bliver syge af og til. Men jo bedre du er til at tackle og påvirke forhold, der leder til sygdom og sygefravær, jo bedre er det for arbejdspladsen og samfundet.

En måde at gøre det på er at have fokus på og overvåge sygefraværet på din arbejdsplads, yde tidlig støtte til sygdomsramte medarbejdere samt hele tiden at gøre en indsats for at forbedre trivslen på jobbet. Det bidrager kraftigt til at reducere tabet af arbejdstid.

 

Hvad betyder arbejdsevne?

 

Ordet ”arbejdsevne” er komplekst og rummer både somatiske, fysiske og psykiske aspekter. Dét, at en person vurderer sin egen arbejdsevne til at være dårlig, kan i mange tilfælde lede til fravær. Her er en meget almindelig årsag til fraværet sygdom eller tegn på sygdom.

Det er ikke kun din egentlige helbredstilstand, der påvirker din arbejdsevne. Din arbejdsmotivation påvirker i høj grad også din arbejdsevne. Selv hvis du føler, at dit helbred er skrantende, så kan du stadig have en positiv opfattelse af din arbejdsevne og ønsker derfor stadig at gå på arbejde.

Mange former for sygdom kan mindskes ved at justere og forbedre arbejdsforholdene, og på samme måde har enkeltpersoner mulighed for at forbedre egne levevilkår og dermed have indflydelse på egen sundhed og velvære. For eksempel kan en ganske almindelig forkølelse til en vis grad undgås gennem god hygiejne og livsstilsvalg.

Et forsøg på at reducere sygefravær kræver ikke, at folk møder syge eller delvist syge på arbejde. Og det er bestemt heller ikke meningen. Hvis du er syg og møder på arbejde, risikerer du at forværre tingene ved at smitte andre. Hvis du har mentale problemer eller lider af psykisk sygdom, så er det heller ikke den bedste løsning at søge tilflugt fra problemet på arbejdspladsen.

Du kan alternativt søge om midlertidig omfordeling, hvis du arbejder under en overenskomst, der tillader det. Midlertidig omfordeling betyder, at du bliver placeret i en midlertidig stilling med arbejdsopgaver, som passer til din situation. Når du er kommet dig, vender du så tilbage til din normale stilling med dine normale arbejdsopgaver. Du kan også benytte dig at dette, hvis du skal tilbage på arbejdet efter længere tids sygefravær og du ikke er i stand til at varetage dine normale arbejdsopgaver med det samme. Det er nemlig vigtigt, at din retur til jobbet planlægges omhyggeligt og med dit velvære for øje.

 

Læs: 5 måder at engagere dine kollegaer i arbejdsmiljøet

 

Fem nøglefaktorer når du skal reducere sygefravær

 

Hvad er så de fem faktorer, der ligger til grund for god arbejdsevne og sundhed? Hvis du har som mål at reducere sygefraværet på din arbejdsplads, så bør du fokusere på:

  1. At indtage en ledelses- og tilsynsrolle
  2. Jobbets indhold
  3. Arbejdsforholdene
  4. Stemningen og tonen på arbejdspladsen
  5. Enkeltpersoners roller

Lad os tage et nærmere kig på de fem fokusområder.

 

1. At indtage en ledelses- og tilsynsrolle

 

Som tilsynsførende har du en nøglerolle i forhold til at holde øje med og sikre medarbejdernes trivsel. Det er også din pligt at sørge for et godt arbejdsmiljø, der fremmer dine medarbejderes sundhed og sikkerhed. Det indebærer, at ingen bliver udsat for mobning eller chikane, at ingen behandles uretfærdigt samt at have fokus på at forhindre, at potentielle konflikter udvikler sig.

Til det kan du gøre brug af følgende værktøjer:

  • Risikovurderinger, arbejdspladsvurderinger (APV’er), trivselsundersøgelser blandt de ansatte samt ergonomiske vurderinger – og dermed sikre processerne til at tage de nødvendige foranstaltninger
  • Interne audits og revisioner
  • Introducere medarbejderne for sundheds- og sikkerhedspraksisser på arbejdspladsen
  • Daglig interaktion med medarbejderne

Du bør tage fat i medarbejdere og yde støtte, når du oplever, at:

  • En medarbejders arbejdsevne viser tegn på forringelse
  • En medarbejder ofte er fraværende eller fraværende i længere perioder
  • Omstændigheder på arbejdspladsen kræver en diskussion

Det er især vigtigt at yde støtte og tage fat på eventuelle problemer i et tidligt stadie. Det kan for eksempel være:

  • Psykiske problemer og lidelser generelt
  • Stress
  • Alkoholmisbrug
  • Somatiske symptomforstyrrelser (funktionelle lidelser)
  • Symptomer på muskelskeletlidelser

Som oftest kan du tage hånd om ovenstående problemer ved at ændre i en medarbejders arbejdsopgaver eller arbejdstid. Hvis du vel at mærke tager hånd om det tidligt.

I rollen som tilsynsførende er du retfærdig, har gode kommunikationsevner og giver god og konstruktiv feedback. Du besidder samtidig også evnen til selvrefleksion. Du fungerer som coach og fremmer en positiv holdning blandt medarbejderne. Du er tilgængelig og altid villig til at støtte og hjælpe dem, der har behov for det.

Når du holder øje med trivslen på arbejdspladsen, indtager du både en funktionel og strategisk rolle. Det betyder blandt andet, at du selv søger og modtager sparring fra din egen og andre arbejdsmiljøeksperter.

 

SM email 1 billede_v2

2. Jobbets indhold

 

Et meningsfuldt arbejde er noget af det vigtigste for god trivsel på arbejdspladsen. Din evne til at fordybe dig i dit arbejde er ofte en indikator for, at du finder dit arbejde meningsfuldt og inspirerende. Det er dog ikke alle, for hvem det er vigtigt at søge udfordringer på jobbet, men vi har alle brug for et job, hvor vi kan opleve en følelse af, at jobbet har værdi. Hvis du ikke finder dit job meningsfuldt og mister interessen, så er der en risiko for, at denne ligegyldighed kan føre til ulykker eller dårligt helbred.

For at finde motivation i dit arbejde, skal du have en følelse af kontrol over dine arbejdsopgaver. Denne kontrol indebærer, at du har klare mål, tilstrækkelig faglig viden samt de nødvendige færdigheder til at udføre dit arbejde.

Her har din samlede arbejdsbyrde også meget at skulle have sagt. For meget arbejde skaber uro og bekymringer, der kan lede til stress. På samme måde kan for lidt arbejde også skabe usikkerhed og bekymringer. Har du meget arbejde og oplever du ofte et stort tidspres i det daglige, så er det vigtigt, at du fokuserer på effektiv tidsstyring. Det gør det nemmere for dig at gå til din leder for støtte og sparring, når du skal prioritere dine mål og arbejdsopgaver.

Hvis du oplever lange perioder med stress, så kan det potentielt set føre til længere sygefravær, da dit immunsystem svækkes, når det udsættes for stress. Her bør du være opmærksom på følgende symptomer:

  • Mavesmerter, hovedpine og muskelsmerter
  • Allergier
  • Diverse hjerteproblemer
  • Selv almindelige forkølelser

Når du er stresset:

  • Falder din koncentrationsevne og dine sanser bliver mindre skarpe
  • Mister du overblikket og evnen til at prioritere i dine arbejdsopgaver
  • Bliver du nemt irritabel, vred og udviser tegn på depression

Det har stor indflydelse på din evne til at yde en indsats på jobbet. Du begynder måske at lave lette fejl, bliver for træt til at tage ordentligt vare på dig selv, har svært ved at falde i søvn og oplever at have en dårlig søvnkvalitet generelt. I dette scenarie er du ikke i stand til at hvile og komme dig. Du vil måske ikke opleve det, men din krop vil være i højeste alarmberedskab. Det kan føre til ekstrem udmattelse, hvor du mister kontakten til dine følelser og derfor mister al lyst og motivation til at gå på arbejde.

 

3. Arbejdsforhold

 

I tillæg til de psykologiske faktorer, så er muskel- og knoglesygdomme en almindelig årsag til funktionsnedsættelse og sygefravær. Dette problem er normalt forbundet med fysisk krævende jobs, men der er en stigende tendens til, at stillesiddende kontorarbejde fører samme former for sygefravær med sig. Her er det særligt hals- og skulderegion, der er udsatte.

Du kan dog gøre meget for at minimere den fysiske belastning, uanset typen af arbejde du udfører. Du skal huske jævnligt at bevæge og strække dig på jobbet og ellers sørge for at motionere i tråd med sundhedsmyndighedernes anbefalinger.

De ergonomiske forhold på arbejdspladsen, såsom arbejdsstillinger og -positioner, har stor betydning. Arbejder du i et kontormiljø, kan du tilpasse din arbejdsstation, så skrivebord, stol, skærm samt belysning passer til netop dig. Har du et stillesiddende kontorarbejde, så anbefales det også, at du med jævne mellemrum rejser dig op og går lidt rundt. Eller arrangere kortere eller længere intervaller, hvor du står op og arbejder, hvis du vel at mærke sidder ved et hæve sænkebord.

En anden god ting er at være opmærksom på den såkaldte kognitive ergonomi. Det indebærer, at den computersoftware og de programmer du bruger, skal være forståelig og logisk, så du begrænser den ukontrollerede strøm af information fra forskellige kanaler.

 

Læs: 5 praktiske trin til at ændre sikkerhedskulturen i din virksomhed

 

Ved krævende fysisk arbejde er det ekstra vigtigt, at du har fokus på korrekte arbejdsstillinger, så du minimerer din fysiske belastning mest muligt. Det kan også være brug af maskiner og udstyr til at aflaste dig i dit arbejde, hvor det er muligt. Her er det vigtigt, at udstyret vedligeholdes og efterses, så det hele tiden virker og ikke er årsag til ulykker eller nærved-ulykker.

Risikoen for sygefravær stiger i takt med arbejdsrelaterede stressfaktorer, hvor særligt fysisk anstrengelse og psykisk belastning vejer tungt. Disse stressfaktorer ses ofte i sundhedssektoren. Her er arbejdet til tider meget fysisk krævende, og den psykiske belastning kommer ofte til udtryk gennem en følelse af skyld og dårlig samvittighed, fordi der ikke er tid til at give patienter en optimal behandling.

Man ser typisk også et øget fravær hos ansatte, der er i midlertidige stillinger. Det skyldes ofte bekymringer vedrørende ansættelsens sikkerhed og længde. De oplever også tit, at de ikke har tilstrækkelig tid til at lære, hvordan de udfører jobbet ordentligt og ikke integreres ordentligt på arbejdspladsen.

Arbejdsulykker og -skader fører naturligvis også ofte til længere perioder med sygefravær, for eksempel ved knoglebrud. De hyppigste former for ulykker og skader, der fører til sygefravær, er:

  • Fald og snublen
  • Snitsår og flænger
  • Forstrækninger og overbelastningsskader i forbindelse med fysisk krævende opgaver

God sikkerhedshåndtering kræver, at I er fælles om at forhindre arbejdsulykker. I bør altid have som mål at have nul ulykker. Her bør arbejdsmiljøtiltag både være strategiske og operationelle, ledelsen skal gøre det til et fokuspunkt og gøre det til en del af arbejdspladsens kultur og I skal systematisk overvåge og rapportere på sikkerheden.

Erhvervssygdomme kan føre til alt fra kortvarigt sygefravær til alvorlige sygdomme med langvarigt sygefravær og endda handicap. Det er derfor vigtigt, at du gør en indsats for at identificere og beskytte mod farer, der for eksempel opstår i forbindelse med brugen af visse kemikalier og materialer, hygiejnemæssige faktorer, støj og luftkvalitet. Sørg for, at der er personlige værnemidler (PPE) tilgængelige, når du ikke har mulighed for at fjerne en eksponeringsrisiko ved hjælp af tekniske midler.

 

4. Stemningen og tonen på arbejdspladsen

 

Stemningen og tonen på arbejdspladsen er et overraskende vigtigt element, når det kommer til vores generelle arbejdsglæde. Er kulturen på din arbejdsplads venlig og imødekommende, så giver det dine medarbejdere den nødvendige psykologiske sikkerhed. Det giver medarbejderne mod til at åbne op og udtale sig og kan samtidig forvente, der bliver lyttet til dem.

Et godt arbejdsfællesskab er baseret på tolerance og forståelse, og det er vigtigt, der er gribes ind, hvis en eller flere medarbejdere sætter egen sikkerhed og helbred over andres og dermed udsætter dem for fare. Et godt arbejdsmiljø er, hvor folk tager vare på hinanden og har modet til at sige fra og gribe ind, hvis der er behov for det.

Hvis der er et godt arbejdsmiljø med en god stemning og god tone på din arbejdsplads, så stiger moralen blandt medarbejderne. Det kan motivere dem, selv når arbejdet føles kedeligt og knap så inspirerende.

 

Email 4 CTA

 

5. Enkeltpersoners roller

 

Du bruger cirka en tredjedel af din dag på jobbet, og det har meget at sige, hvordan du lever og tilbringer din tid uden for jobbet. Hvordan du lever i din fritid, har også stor betydning for den energi, du tager med på arbejdet. På arbejdspladsen skal du have øjne og ører åbne, så du er i stand til at identificere risici og farer. Det gælder både psykosociale og fysiske farer. Du rapporterer farer og eventuelle klager, tager initiativ og forsøger så vidt muligt at tilpasse dit arbejde til dit helbred. Du støtter dine kollegaer og forsøger at være den bedste medarbejder, du kan være.

Din fritid er vigtig for din sundhed og velvære. Ulykker og skader forekommer oftest i fritiden, så derfor er det også vigtigt, at du her tager god vare på din sikkerhed. Det samme skal også gøre sig gældende for din mentale, sociale og fysiske sundhed. Det kan lyde banalt, men det er afgørende, at du:

  • Sover godt
  • Får regelmæssig motion
  • Spiser og drikker sundt
  • Undgår rygning, alkohol og overvægt
  • Generelt gør det, der gør dig glad

Det er ikke sundt konstant at være på farten. Det er også vigtigt med rutiner, som i stressende og udfordrende tider kan virke beroligende. Med erfaring kommer der også en form for robusthed, der gør dig bedre i stand til at håndtere kriser og modgang på jobbet. Din arbejdsmæssige robusthed siger nemlig noget om, hvor god du er til at tackle og komme videre efter vanskelige tider og samtidig bevare din optimisme og positive attitude. Det gør dig mere udholdende og gør dig mere åbne for forandring og fornyelse.

 

Det betaler sig at investere i din arbejdsevne

 

Længere tids sygefravær er for rigtig mange virksomheder en dyr omkostning. Det kan derfor godt betale sig at gøre en ihærdig indsats for at nedbringe sygefraværet på din arbejdsplads. Det minimerer ikke blot dine omkostninger, det har også en positiv indvirkning på produktiviteten.

En undersøgelse, der er lavet af Ossi Aura med flere, viser, at sundhedskampanger kan være med til at reducere sygefraværet med 0,5-1% hos virksomheder, der i forvejen har et lavt sygefravær. Sundhedskampagner kan endda reducere sygefraværet med hele 2-3% hos virksomheder, der kan siges at have et højt sygefravær.

”Jo større udviklingsindsats og fokus du har på dine medarbejderes sundhed, desto lavere sygefravær vil I opleve”, siger Aura.

En virksomhed med 100 ansatte, der har et sygefravær på 5%, vil have 1100 tabte arbejdsdage om året. Hvis vi antager, at én dag med sygefravær koster virksomheden 2500 kroner, så vil de årlige omkostninger løbe op i mere end 2,66 millioner kroner. Dertil er der ikke medregnet den eventuelle omkostning ved at midlertidig arbejdskraft ind.

Hvis du så er i stand til at nedbringe jeres sygefravær til 2%, så vil du reducere antallet af sygedage til 418 og dermed reducere omkostninger med hele 1,65 millioner kroner.

Jo mere du aktivt investerer i at forbedre dine medarbejderes sundhed og velvære, jo mere vil du opleve, at sygefraværet reduceres i den anden ende, fortæller Aura.

 

New call-to-action

 

Denne artikel er baseret på et interview med Ossi Aura, PhD, Management and Human Productivity, https://www.ossiaura.com.

Offentliggjort
02. June 2020